Ouvrir & Gérer son restaurant

Pourquoi une bonne gestion de vos fournisseurs est indispensable à la réussite de votre restaurant ?

Tous les restaurateurs ont quotidiennement affaire à des dizaines de fournisseurs qui approvisionnent leur restaurant en matières premières alimentaires, boissons ou  encore produits d’entretien. Le succès d’un restaurant dépend de son menu, de son service, de la stratégie de communication… mais également en grande partie de la bonne gestion de ses fournisseurs ! Voici 3 bonnes pratiques à adopter pour une bonne gestion de vos fournisseurs en partenariat avec Libeo.


#1 Traitez vos factures efficacement

La comptabilité des restaurateurs n’est pas une mince affaire et peut devenir un véritable casse-tête si vous n’êtes pas familier avec les chiffres et le jargon comptable. Pourtant, c’est un passage obligé pour tous les restaurateurs.

Si vous avez beaucoup de fournisseurs différents, le traitement des factures peut devenir une activité très chronophage, qui vient généralement empiéter sur votre temps libre ou sur du temps qui pourrait être alloué au développement de votre restaurant.

Pour être le plus efficace possible dans le règlement de vos factures et éviter au maximum les retards et impayés, la seule solution est la rigueur. Prenez l’habitude de gérer vos factures toujours de la même façon, de les centraliser dans un seul endroit et de bien suivre les dates d’échéances en planifiant des rappels par exemple. Des outils de gestion de factures fournisseurs existent pour vous permettre de simplifier et d’optimiser ce processus.

Un processus bien défini vous fera gagner un temps précieux et vous permettra d’éviter les erreurs. La plupart des retards de règlements ne sont pas liés à des problèmes de trésorerie mais à un manque de temps. Cela montre bien que se libérer assez de temps pour gérer ses tâches administratives est le véritable problème des restaurateurs dans la gestion de leurs fournisseurs.

#2 Optimisez votre trésorerie

Un restaurant sur deux ferme au bout de trois ans, le plus souvent pour des problèmes de mauvaise gestion financière. Plus par manque de temps, d’organisation et d’expertise en gestion des factures fournisseurs que par mauvaise volonté : les restaurateurs ne sont pas des experts-comptables ! Suivre chaque facture demande un temps et une énergie considérable, en plus de la gestion quotidienne d’un établissement.

En dehors des charges salariales, la source de dépense la plus importante d’un restaurant est l’achat des matières premières et des boissons. Lorsque l’on parle de gestion des factures fournisseurs, on voit apparaître deux principaux comportements :

  • d’une part les restaurateurs qui payent trop tôt au détriment de leur trésorerie.
  • D’autre part, ceux qui payent trop tard et subissent souvent des pénalités financières ou ternissent leurs relations avec leurs fournisseurs.

Optimiser sa trésorerie est primordial pour la pérennité de votre activité. Si celle-ci est mal gérée et que vous êtes forcé de payer tous vos fournisseurs à la même échéance, un simple retard d’entrée d’argent peut mettre en danger l’avenir de votre restaurant.

Pour éviter d’en arriver là, prenez le temps de négocier les meilleures conditions possibles avec vos fournisseurs. Vous pouvez par exemple :

  • négocier le règlement de l’intégralité de la facture à échéance, sans acompte;
  • négocier le délai de paiement, en faisant, par exemple, jouer la concurrence, notamment si vous entretenez de bons rapports avec votre fournisseur (ce qui fera l’objet du point suivant) 

#3 Entretenez de bonnes relations avec vos fournisseurs

 

Pour profiter du meilleur service de vos fournisseurs

Vos fournisseurs sont vos alliés au quotidien et participent activement au succès de votre restaurant. Une bonne entente professionnelle avec eux est donc primordiale, surtout lors d’événements exceptionnels ou de problèmes de fonctionnement.

Par exemple, recevoir ses livraisons en temps et en heure peut être un vrai défi tout au long de l’année. En cause ? la météo, l’offre et demande, une rupture de stock, etc. En période de grève, en période de fête, et parfois les deux à la fois, les problèmes de livraison sont une vraie source de stress pour tout restaurateur.

Soyez sûr que le fournisseur, au moment de réaliser son planning de livraison, saura quels clients prioriser si besoin.

Pour être en bonne posture pour négocier les tarifs

La marge brute de votre restaurant est directement impactée par l’achat de vos matières premières, qui ne doivent idéalement pas dépasser en moyenne 30% du prix final d’un plat et 25% du prix des boissons.

Pour obtenir les meilleurs tarifs et améliorer la marge de votre établissement, il faut tout d’abord bien négocier les tarifs des produits avec vos fournisseurs. Pour cela, différents critères entre en compte :

  • Volume des commandes
  • Talents de négociateur
  • Conditions de livraison
  • Prestige de l’établissement
  • Contact humain
  • Conditions d’achat (délais de paiement)
  • etc…

Pourtant, un des meilleurs leviers de négociation, et celui dont on ne parle pas assez souvent, c’est la fiabilité du client. Un restaurateur pourra aisément négocier les meilleurs tarifs, années après années, en créant une relation de confiance avec son fournisseur.

Un restaurateur qui démontre sa capacité à régler ses factures fournisseurs en temps et en heure aura un argument considérable au moment de négocier des tarifs avantageux avec un fournisseur ou de renouveler les conditions d’un contrat qui arriverait à terme.

Bien négocier les tarifs de ses matières premières avec un fournisseur est un atout majeur pour le succès d’un restaurant, qui permet de négocier les meilleures conditions de livraison possibles et de réduire ses coûts tout en augmentant sa marge et sa trésorerie.

Silvana Marengo, 26 février 2020