Digitaliser son restaurant

Le RGPD et ses conséquences sur les restaurants

Le 28 janvier dernier célébrait la journée européenne de la protection des données. En 2019, cette date prend tout son sens, après l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données le 25 mai 2018. Mais la transition vers ce dispositif ne s’avère pas si évidente puisque la Commission Européenne a enregistré plus de 95 000 plaintes depuis son instauration et des amendes historiques viennent de tomber, notamment sur Google qui se voit infliger une sanction financière de 50 millions d’euros. Les restaurants étant amenés à traiter des données personnelles, ne peuvent déroger à ce dispositif. C’est donc l’occasion de faire le point sur ce texte et ses conséquences sur le secteur de la restauration.

#1 Bref rappel sur le RGPD

Obligatoire depuis le 25 mai 2018, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) s’appuie sur 3 piliers : la responsabilité, la transparence et la confiance.

Comme son nom l’indique, le texte porte sur la protection des données personnelles et a pour but de renforcer les droits, la protection et la sécurité des personnes et de leurs données, mais aussi de responsabiliser les exploiteurs de ces données.

Concrètement, toute entité qui gère des informations à caractère privé liées à des personnes physiques identifiées ou identifiables, ont désormais des devoirs à l’égard de ces derniers. C’est le cas des restaurants.

#2 Qu’implique cette loi pour vous, restaurateurs ?

À travers les réservations entre autres, en tant que restaurants, vous êtes amenés à traiter des informations personnelles comme les noms, prénoms, les e-mails, les numéros de téléphone, etc. Cette manipulation quasi-quotidienne de données implique que vous êtes forcément concernés par ce dispositif.

Afin de garantir votre conformité, vous devez vous assurer de la présence de mentions légales comme celles-ci (site Zenchef) sur votre site internet.

De plus, vous devez impérativement avoir obtenu le consentement des internautes afin de leur envoyer des mails. Un lien de désabonnement doit par ailleurs figurer dans toute newsletter ou sms que vous leur transmettez.

Exemple de lien de désinscription dans une newsletter envoyée via Zenchef par le restaurant  Les 3 Toqués.

Enfin, un délai de conservation des données (de 2 à 3 ans) est à respecter impérativement. En d’autres termes, vous pouvez exploiter les fiches de contact de vos clients jusqu’à 3 ans ; s’ils se manifestent au bout de 2 ans et 11 mois, la durée de conservation est réitérée pour 3 ans supplémentaires ; sinon, vous devrez les supprimer.

#3 Comment Zenchef facilite la conformité au RGPD aux restaurateurs

La plateforme Zenchef, qui permet aux restaurateurs d’y rassembler leurs réservations et leurs fichiers clients, s’est adaptée à la législation puisque : le système élimine toutes les fiches concernant des clients qui n’ont pas réservé depuis plus de trois ans. Nous avons rajouté des champs dans notre module de réservation, en particulier pour le consentement. Les clients de nos abonnés peuvent consulter en un clic les données conservées par le restaurateur. Les informations sont cryptées et stockées sur des serveurs en Europe. Les données bancaires sont détenues par un prestataire. Le restaurateur ne détient pas de ces renseignements sensibles. » – Xavier Zeitoun, PDG de Zenchef.

L’outil de réservation Zenchef permet aux clients qui réservent dans un restaurant utilisateur de la solution, de donner leur consentement pour recevoir des informations de la part du restaurant. Ils peuvent même choisir leurs préférences de notifications : mail et/ou par SMS.

Les restaurateurs s’assurent ainsi que les clients sont volontairement inscrits à leurs newsletters et auront moins de chance que leurs mails soient considérés comme des  spams, soit des mails non désirés, ce qui peut véhiculer une mauvaise image du restaurant.

En plus de choisir le canal de notification souhaité, les clients des restaurants peuvent sélectionner les données qu’ils souhaitent communiquer.

Exemple avec le ZenSite du restaurant L’Argumentlors d’une réservation.

Ainsi, les restaurateurs utilisant la plateforme Zenchef n’ont rien eu à entreprendre puisque c’est le service Zenchef qui a pris les mesures nécessaires pour garantir leur conformité.  Un vrai soulagement puisqu’ils n’ont pas à eu à perdre de temps avec ces questions juridiques et ont pu continuer de le consacrer à leur métier.  

#4 Les modalités de contrôles 

Des agents du CNIL sont chargés de contrôler le respect de cette loi, mais il arrive que des consommateurs dénoncent des entités s’ils jugent que leurs données ne sont pas ou mal protégées. Ainsi, une enquête sera menée et des charges pourront être engagées. En plus d’une amende pouvant aller jusqu’à 4% de votre chiffre d’affaires annuel à payer, la situation pourrait nuire à la réputation de votre établissement.

#5 Le RGPD, un atout pour votre restaurant ?

Et si le RGPD représentait en réalité une opportunité pour vous de consolider vos liens avec vos clients ? En effet, la conformité à ce texte permet d’améliorer votre image en prouvant que vous mettez en oeuvre les moyens nécessaires pour garantir sécurité et transparence à l’égard de vos convives. En recueillant le consentement et les préférences de ces derniers quant à l’utilisation de leurs données, vous faites naître un lien de confiance et exprimez du respect quant aux informations qu’ils vous communiquent.

D’autres bénéfices peuvent découler du RPGD : c’est par exemple pour vous, l’occasion de faire l’analyse des raisons pour lesquelles vous souhaitez recueillir des données (proposer des expériences personnalisées, pouvoir informer par la suite les clients sur les actualités du restaurant). C’est aussi la possibilité d’adapter votre communication ainsi que les canaux que vous utilisez aux préférences de vos clients qui auront consenti à se trouver dans votre liste de destinataires. De plus, ces derniers seront dans des dispositions plus favorables à votre égard contrairement à ceux qui n’ont jamais demandé de recevoir des informations de votre part.  

En conclusion, malgré les contraintes administratives que peut porter le RGPD et à l’heure où les consommateurs font preuve d’une vigilance accrue sur le sujet, le respect de cette réglementation s’impose inéluctablement pour votre établissement, et peut même se révéler avantageux en termes de communication.

Camille Bacquaert, 14 février 2019

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